Im Laufe der Jahre hat sich Microsoft Excel zu einem Quasi-Standardprodukt im kaufmännischen Bereich entwickelt und ist aus dem heutigen Geschäftsalltag kaum wegzudenken. Mit seiner umfangreichen Formelsammlung, Diagrammen sowie PIVOT-Tabellen ermöglicht es Entwicklung von komplexen Exceltabellen. Sind sie dann im produktiven Einsatz, beschränkt sich die Nutzung der Tabellen im Prinzip aufs Einfügen neuer und Verändern sowie Formatieren bestehender Datensätze.
Der Punkt ist dabei ist der, dass auch solche kleinteiligen wiederkehrenden manuellen Tätigkeiten, über einen längeren Zeitraum betrachtet, kumulierte Aufwände in beachtlicher Höhe verursachen können. Hier tritt die in Excel integrierte Programmiersprache VBA ins Spiel. Sie ermöglicht sämtliche (wirklich sämtliche) Tätigkeiten, die wir in Excel ausführen, auch automatisch ablaufen zu lassen.
Bereits ab kleinem manuellen Aufwand lohnt es sich über eine Prozessautomatisierung nachzudenken. Anders als das Wort Automatisierung vielleicht suggerieren mag, muss sie nicht komplex und teuer sein. Einfache Prozesse lassen sich mit wenigen Zeilen Code automatisieren und sorgen dafür, dass
- manueller Pflegeaufwand entfällt
- eine mögliche Fehlerquelle entfällt
- mehr Zeit für wertschöpfendere Tätigkeiten da ist
Das könnten beispielsweise solche Prozesse sein:
- eine umfangreiche csv-Datei mit bestimmten Formatierungen in Excel einlesen
- Zeilenformatierung mit je nach Inhalt abweichenden Farben / Schriftarten
- Heraussuchen eines Bildes anhand einer Artikelnummer und Einfügen in die Tabelle
Selbstverständlich lassen sich auch hochkomplexe Prozesse automatisieren. Im Grunde genommen, gibt es da keine Grenzen:
- Ein Programm für die Erstellung von Handwerksangeboten anhand der eingegebenen und automatisch errechneten Daten und deren Versand per Mail als PDF
- Eine Tabelle, die mit Hilfe einer API (z.b von Finnhub.io) automatisch die aktuellen Daten von hinterlegten Wertpapieren abruft und diese in den entsprechenden Zeilen ablegt
- ein Programm das Ihr Downloadverzeichnis überwacht, neu dazugekommene PDF-Abrechnungen ausliest und diese Daten in tabellarischer Form ablegt, bzw. in ein anderes Datenformat für die Weiterverarbeitung überführt
- automatisches Auslesen Ihrer OutlookMails, deren Inhalte in Tabellen abgelegt und die Häufigkeiten von bestimmten Begriffen darstellt werden.
- ein Programm, welches die Exportdatei Ihrer Banking-App einliest, die darin enthaltenen Daten grafisch aufbereitet oder zur Weiterverarbeitung in ein anderes Format überführt
- Erstellung von individuellen Excelformeln, wenn Standartformeln nicht ausreichend sind und den benötigen Funktionsumfang nicht bieten
- und und vieles mehr
Zum Schluss möchte ich noch die Frage „warum sollten wir den Auftrag an Sie vergeben?“ vorwegnehmen und sie gleich beantworten. Nun – durch meine 16 Jahre Erfahrung in Programmierung und Prozessautomatisierung kann ich Ihnen zum einen hohe Qualität zusichern. Zum anderen biete ich Ihnen eine langfristige Partnerschaft auf Augenhöhe, von der beide Seiten profitieren.
Lassen Sie uns am besten in einem unverbindlichen Gespräch herausfinden, wie ich Sie und Ihr Unternehmen dabei unterstützen kann, Kosten durch effizientere und automatische Prozesse zu reduzieren.